Denne artikel er særligt til dig, der oplever at dine opgaverlister allerede er igang med at stikke af fra dig, og at du mangler overblik over, hvordan du skal få gnavet dig igennem det ophobede bjerg af uløste opgaver. Uanset hvor lidt eller meget du kan føle dig bagud, er det altid muligt at få kontrollen tilbage over dine opgaver.
Fik du læst sidste artikel om motivation og effektivitet? Hvis ikke, kan du finde den her. Du kan også klikke ind og læse introduktionen til personlig time management, eller baggrundsartiklen om at komme i kontakt med dine værdier og bruge dem som rettesnor til en effektiv opgaveløsning.
Som vi var inde på i sidste artikel, er det afgørende, at din daglige to-do-liste tager udgangspunkt i, om den dag du står overfor er travl eller om du har god tid til at løse opgaver. At forstå konteksten for din opgaveløsning er afgørende for at kunne skabe en effektiv opgaveløsning.
Men før du kan gå i gang med at løse opgaverne effektivt, er det afgørende, at du har et samlet overblik over alle de opgaver du gerne vil have løst – det er dét, jeg kalder en totalliste, eller en backlog. Her samler du ALLE de opgaver, du drømmer om at få løst i en stor oversigt, så du kan se den samlede mængde opgaver, du ønsker at få løst. MEN: Det er vigtigt at forstå, at denne liste ikke er en to-do-liste.
Hvis din to-do-liste er for lang til at løse i løbet af én dag, er det en backlog!
Hvis du bruger din totalliste som to-do-liste kan jeg garantere, at din produktivitet falder, og at du samtidig skal bruge ekstra krudt på at holde fast i din motivation. At bruge din backlog som to-do-liste svarer til, at du gerne at ville lære at trecke, og at du begynder første lektion ved foden af Mount Everest – opgaven og evnerne er slet ikke i niveau.
Derfor er det afgørende, at vi aktivt beskytter to-do-listen, mens vi øver os i at øge vores effektivitet og motivation. Og det gør vi, ved at holde en klar adskillelse af backlog’en og to-do-listen.
Hvordan laver jeg min backlog?
Ligesom med så mange andre processer, er første step er skabe dit et overblik. Hvis du minder lidt om mig, når jeg mister overblikket, så har du sikkert en tendens til at have rigtig mange forskellige opgaver, noter og aftaler stående rundt omkring på forskellige sedler, i din telefon eller på en lap papir. Det er rigtig god disciplin at få noteret alting ned, men undgå for alt i verden, at få spredt dem ud på for mange opmærksomhedsflader. Det har jeg selv været ret slem til tidligere. Når det stod værst til, kunne jeg eksempelvis have 8 post it’s liggende, to forskellige A5 ark med opgaver på, noter på min telefon, punkter på min eletroniske to do liste, og hvis jeg var heldig, 20-25 opgaver liggende i separate mails min mailboks. På den måde kan INGEN holde overblik over, hvilke opgaver der skal løses hvornår.
De fleste mennesker jeg kender, opererer primært eller udelukkende med en eller flere to-do-liste, selvom alle teorier peger på, at effektiviteten nedsættes, når to-do-listen bliver så lang, at den ikke kan gennemføres på en dag. Derfor vil jeg opfordre dig til at tage backlog’en, totallisten, eller parkeringspladsen til dig, (kært barn har mange navne indenfor time management teorierne) og få samlet alle opgaver ét fælles sted. Når alle opgaver er samlet et sted, får du det fulde overblik over, hvad du egentligt ønsker at få løst, og kan dermed bedre planlægge dig ud af, hvordan du rent faktisk vil komme igennem opgaverne.
Den gode backlog indeholder en kort beskrivelse af opgaven, en deadline for hvornår den skal være løst samt et tidsestimat for, hvor lang tid det tager at løse opgaven. Du kan se nogle eksempler på, hvordan jeg notere opgaver på min backlog her:
- 20/11 – Redigere artikel til hjemmeside (45min)
- 30/10 – Overføre filer fra kamera til ekstern harddisk (5min)
- 30/10 – Skraldespande køres ud til vejen til skraldemanden (5 min)
- 5/11 – Købe fødselsdagsgave til niece (30 min)
Det kan godt tage mange timer, eller måske, hvis du er helt oversvømmet i opgaver, en hel dag at få samlet alle dine opgaver, men hvis du laver en effektiv oprydning én gang, og herefter forpligter dig selv på at holde fast i backlog’en lover jeg dig, at den tid du bruger nu, kommer mange gange tilbage igen, i øget effektivitet i din hverdag.
Hvis jeg skal starte helt fra nul med at bygge backlog’en op, gennemgår jeg de kategorier af steder, hvor der befinder sig opgaver en ad gangen, og overfører dem til backlog’en. For mig er det blandt andet følgende steder, der samler sig opgaver:
- SMS
- Messenger
- Telefonsvarer
- Post it
- Opgavelister på papir
- Noter på telefonen
Jeg gennemgår hvert “sted” for opgaver, og fjerner dem fra deres oprindelige lokation, så jeg kun har dem noteret ét sted. På den måde får jeg samtidig ryddet op i en uoverskuelig mail indbakke eller talrige papirlapper på mit skrivebord. Og når jeg er færdig ved jeg, at jeg kun skal kigge ét sted efter mine opgaver.
Transformer din backlog til en effektiv to-do-liste
Når du har gået igennem hele processen ovenfor og lavet en samlet backlog over alle dine opgaver, kommer så kunsten, som vi tog lidt hul på allerede i sidste artikel, nemlig at transformere backlogopaverne over til en effektiv to-do-liste, som understøtter og hjælper din motivation. Når vi skal igang med denne transformation, er det vigtigt at vi holder grundpointen i to-do-listen for øje.
En to-do-liste indeholder kun de opgaver, du kan nå at løse i dag!
Din to-do-liste må kun rumme det, du skal nå i dag. I morgen er ligegyldig, alt det der ikke skal løses i dag, hører slet ikke hjemme på din to-do-liste. For to-do-listen er ikke en liste over alt det, der vil være rart at få nået, det gør det alt for nemt til en komplet urealistisk plan for dagen, og vips – så er din motivation og tiltro til, at du kan nå i mål med dine opgaver effektivt, forsvundet før du ser dig om.
Hvis du har brug for at blive mindet om, hvordan du helt konkret fastlægger to-do-listen, så stil dig selv de spørgsmål
- Hvor meget tid har jeg i dag?
- Hvor lang tid tager den konkrete opgave at løse?
- Er der tale om en enkeltstående opgave, eller er der skjulte underopgaver, der gør at den kommer til at tage længere tid, end den umiddelbart ser ud til?
Motivationen er ligefrem proportional med realismen i din planlægning. Hvis du har en realistisk plan med en stor sandsynlighed for succes, stiger motivationen. Omvendt hvis din plan er komplet urealistisk, vil du meget hurtigt opleve hvordan dit humør bliver dårligere og motivationen fordamper.
Hvis du har brug for at blive mindet om, hvordan du konkret vurderer opgaverne og samler en to-do-liste, der er i niveau med den konkrete dags kapacitet, så kan du klikke på artiklen Motivation rimer på forventninger (og forventninger rimer på effektivitet) og læse mere.
Det simple liv 