Fire generationer af tidsstyring
Op gennem historien, har hver generation stået på skuldrene af den forudgående generation, hvilket har ført til store udviklingsgennembrud. Det så vi blandet andet hvor landbrugsrevolutionen blev afløst af den industrielle revolution, som senere blev afløst af informationsrevolutionen. Stephen Covey, forfatter til ”Syv gode vaner” velnok en af verdens mest læste bøger om personlig og professionel effektivitet, argumenterer for, at man indenfor tidsstyringsområdet, på samme måde kan se ”generationer” af tidsstyring, som hver især bygger videre på den forudgående generation.
- Første generation af tidsstyring består af noter og checklister, her lister vi alt hvad der skal gøres op og krydser af, efterhånden som vi tygger os gennem opgaverne.
- Anden generation tilføjer kalenderstyring. Det er ikke nok, at vi laver checklister og to-do-lister, vi er nødt til at prøve at se fremad og planlægge begivenheder, deadlines mv. i fremtiden for at kunne prioritere vores tid bedre.
- Tredje generation af tidsstyring har den tilføjelse, at vi er nødt til lære at prioritere, så vi kan afklare vores værdier og derigennem fastsætte mål for vores planlægning. Derfor bliver det også vigtigt at kigge på de overordnede mål, så vi kan lave en daglig planlægning, der gør os i stand til at nå de mål, som vi vurderer har størst værdi.
- Og endeligt er fjerde generation af tidsstyring som peger på, at ”tidsstyring” faktisk er en forkert betegnelse. Vores største udfordring er ikke at styre tiden, men faktisk at styre os selv. Tilfredshed er en af vores største parametre til at måle vores succes, og tilfredshed kan vi kun opnå, hvis vores forventninger til vores mål og vore realisering af mål bliver opnået. Derfor er det vigtigste vi kan gøre, at lære at styre os selv. Fjerde generation af tidsstyring fokuserer derfor på at bevare og styrke relationer eller mening i sit liv, og bruge dem om fyrtårne til at opnå meningsfulde resultater.
Måden at gøre dette på er, blandt andet ved at stille sig selv spørgsmålet: I hvilket kvadrant, hører den opgave jeg står overfor, til henne?
Hvis du udelukkende udfører opgaver i kvadrant I, dem der er ”kriser” eller ”problemer,” som reelt ikke er vigtige, så kommer du aldrig ud af stedet, men ender med at blive stresset, udbrændt, og en ”brandslukker”. Det er der som sådan ikke noget i vejen med at være i ny og næ, men det er ikke et opgaveløsningsmindset, der er sundt at være i i længere tid ad gangen.
Omvendt, hvis du bevæger dig ned i kvadrant IV hvor du spilder tid på at lave ting, der ikke er vigtige og som ikke haster, så mister du meningen med din opgaveløsning. Det gælder f.eks. hvis du bruger tid på ligegyldige mails, aktiviteter der er tidsspilde, og ikke bringer dig tættere på dit mål.
Bruger du mest opgavetid i kvadrant III, på ting, der haster men som ikke er vigtigt, kommer du på sigt til at opleve at have et kortsigtet fokus, fordi du aldrig når til at stoppe op og undersøge om opgaven reelt er vigtig eller ej. Du kommer derfor til at bevæge dig i krisestyringsmode uden et langtidsperspektiv.
Det ideelle sted for den personlige tidsstyring er kvadrant II. Her løser vi opgaver, som ikke haster, men som er vigtige for at vores overordnede retning er rigtig. Det er f.eks. langsigtet planlægning, forbyggende vedligeholdelse, forberedelser, aktiviteter som understøtter dine livsværdier osv .
Lad værdierne styre dit valg af opgaver
Hvis du gerne vil i kontakt med, hvad der er dine overordnede mål, så er en perfekt kvadrant II aktivitet, at lave en årsstatus. Det er det lange sigte for, hvad der er vigtigt for dig. Der findes masser af gode ting, du kan bruge din tid på, men hvis du ikke selv har lagt en plan for, hvad du overordnet set gerne vil med dit liv, så skal der nok komme ting udefra og skubbe dig i en eller anden retning. Din egen retning for, hvad der skal styre dit liv, er den måde du kan bruge din tid til det bedste du overhovedet kan forestille dig at gøre med dit liv, så dit liv scorer topkarakter på mening fordi der er overensstemmelse mellem dine værdier og dit levede liv.
Lad mig give dig et eksempel. Du har en livsværdi om at være en mere nærværende forældre, og bruge flere aftner hjemme og skabe god familietid. I løbet af efteråret bliver du kontaktet af din datters håndboldklub, som akut mangler en hjælpetræner til et af de andre børnehold, som ligger lige inden din datters træning. Dette er en kvadrant III aktivitet. Selvom det er meget sympatisk at sige ja, fordi klubben står og mangler en træner, så er det, at tage opgaven ind i din kalender, en aktivitet, som godt nok haster, fordi de mangler en træner, men som ikke er vigtig for dine værdier. De var jo netop at være hjemme flere aftner om ugen. Ved at sige ja til trænertjansen, fjerner du tid, som du på forhånd havde tænkt at bruge anderledes, fordi det ville være i større overensstemmelse med dine værdier.
Det er vigtigt for mig at understrege, at eksemplet bestemt ikke betyder, at vi skal stoppe med at gøre tjenester for andre – faktisk tror jeg at en af mine yndlingstidspunkter her i livet er, når jeg får lov til at gøre tjenester for folk. Pointen er bare, at hvis du ikke tager styringen, og vurderer om en opgave bringer dig tættere på et liv i overensstemmelse med dine værdier, så er oddsene, at de lettere kommer til at trække dig længere væk. Og måske ender du med stort set kun at prioritere og udrette ting, som du faktisk ikke har lyst til eller behøver at gøre. Som Covey selv skriver ”Selv når det, der haster, er godt, kan det gode holde dig væk fra det bedste – og holde dig fra at yde dit helt unikke bidrag, hvis du tillader det at gøre det.”
Hvis du vil skabe tid til at arbejde med kvadrant II, må du lære at genkende, og sige nej til kvadrant III og IV aktiviteter og derfor også til ting, der ser ud til at være gode og haste, men som hiver dit fokus væk fra kvadrant II, hvor det allerbedste gemmer sig. Men det kan du kun gøre, hvis du ved, hvad der er kvadrant II aktiviteter for dig.
For at vende tilbage til eksemplet med trænertjansen i håndboldklubben, vil jeg illustrere, hvordan en løsning også kunne have set ud. Hvis du på forhånd ved at dine livsværdier er, at bruge mere kvalitetstid med din datter, kan det at være en del af klubben og eksempelvist at blive og overvære datterens træninger være en måde, hvor du kunne tage del i hendes liv. Og lige pludseligt er opgaven ikke længere nødvendigvis en kvadrant III aktivitet, men er en livgivende kvadrant II aktivitet. Klassificeringen afhænger af, hvilke livsværdier du har, og hvilken retning du lægger for dit liv.
Øvelse: At finde dine livsværdier
Måske er du allerede klar over, hvilke værdier der er vigtige for dig, og hvilke der ikke betyder det store. Hvis du ved det, er du allerede godt kørende i forhold til at kunne prioritere din hverdag og de opgaver der dukker op.
Hvis du ikke er helt klar over, hvad du strukturerer dit liv ud fra, kan du med fordel lave denne øvelse for dig selv:
- Kig tilbage på det sidste års tid – hvilke opgaver og aktiviteter har givet dig glæde helt ned i maven. Brug gerne lidt tid på at kigge din kalender igennem og gamle to-do-lister. Marker hvilket kvadrant de enkelt opgaver falder ind i. Skriv dem gerne ned på en blok. De opgaver der giver dig størst glæde vil typisk være kvadrant II aktiviteterne.
- Hvad drømmer du om? Beskriv for dig selv, hvordan din drømmetilværelse ser ud. Vil du gerne gå på deltid, eller er det måske snarere en forfremmelse du jagter. Hvad drømmer du om at have opnået med dit liv, når du en dag er klar til at gå på pension. Og hvordan ser vejen dertil ud?
- Sammenlign dine drømme med den liste du skrev under spørgsmål 1 – understøtter det du har brugt din tid på i løbet af det sidste år, de drømme du har for fremtiden? Hvis ikke så må du tilbage til tegneblokken og forsøge at indrette dit liv anderledes, så du kommer tættere på dine drømme.
Hvis du gerne vil have lidt mere uddybende viden om, hvordan du finder ind til dine værdier kan du tage et kig forbi “lær at lave en årsstatus” og få mere inspiration.
I øvrigt kan jeg ikke andet end at anbefale dig at læse Stephen R. Coveys “Syv gode vaner”. Det er en bog, der på mange måder har ændret mit liv og syn på opgavehåndtering
Det simple liv 