I dag vil jeg starte med slutningen, med at fortælle dig hovedpointen i denne artikel.
En god struktur i din opgaveløsning giver tillid til at ingen opgave bliver glemt – og det øger din effektivitet
Målet for artikelserien er at komme hele vejen rundt om, hvordan du skaber en god og effektiv opgaveløsning, og undgå at dine to-do-liste stikker af fra dig.
Tidligere har vi set på værdierne bag de opgaver du vælger at sige ja eller nej til, og dykket ned i, hvordan du skaber og bevarer din motivation. Denne artikel er – ligesom den sidste omkring backlog’en – en praktisk artikel med tips til at strukturere dig godt ud af et opgavekaos.
Har du læst de andre artikler i serien om personlig effektivitet?
- Del 1 – Introduktion til personligt time management
- Del 2 – Baggrundsartikel – personlig og professionel effektivitet – fire generationer af time management teorier, og værdibaseret opgaveløsning
- Del 3 – Motivation rimer på forventninger (og forventninger rimer på effektivitet)
- Del 4 – Skab overblik med en backlog
Systematik vs. kreativitet
Inden vi graver os ned i, hvordan du laver en god opgavestruktur, vil jeg gerne eftertrykkeligt aflive myten om, at systematik eller struktur skulle være en modsætning til kreativitet og nytænkning.
Systematikere bliver nogle gange beskyldt for at være rigide rutineryttere, der ikke ejer et eneste gram kreativitet, og som ikke kan fravige en fastlagt plan eller et system, men i stedet dræber al kreativitet og nytænkning omkring sig. Okay, det er måske lidt voldsomt beskrevet, men jeg har gennem de sidste mange år på arbejdsmarkedet mødt denne fordom om strukturerede mennesker.
Min erfaring er dog, at den opfattelse nærmest ikke kan være længere væk fra sandheden. Når dybt strukturerede mennesker holder fast i deres systemer og rutiner, er det fordi, de har erfaret, at netop de systemer og rutiner gør dem væsentligt mere effektive, holder deres fejlprocent lav, og i det hele taget giver dem mere overskud til at videreudvikle, forbedre og netop tænke i kreative baner.
For strukturerede mennesker, sætter strukturen kreativiteten fri, fordi den frigiver hjernekapacitet, de ellers ville bruge på hele tiden at loope tilbage og checke, om der er noget, de har glemt. Ved at sørge for at strukturen er i orden, kan de lægge helheden og opgaver fra sig, og gå bekymringsfrit ind i en kreativ udviklingszone. Og netop i denne zone har strukturerede mennesker faktisk ofte en stor fordel, fordi deres kreativitet ofte kommer med et stort handlings-drive. Det kræver bare tålmodighed fra de, der besidder et mere ustruktureret, impulsivt-kreativt sind, at vente, til strukturmennesket har rammen i orden og kan gå ind i den kreative proces. Men kan man det, er stuktur-mennesket ofte en skjult guldmine, fordi de netop kan medvirke til både at skabe de kreative løsninger og har redskaberne til at skubbe dem effektivt og godt ud over rampen.
Struktur skaber tillid til, at du ikke overser nogen opgaver, og sætter kreativiteten fri
Hvordan skaber jeg en god struktur?
En god struktur kan se meget forskellig ud fra person til person, og i en kommende artikel, vil jeg beskrive i detaljer, hvordan min egen opgavehåndtering ser ud, så du kan få et konkret eksempel på, hvordan en opgavestruktur kan se ud. Når det så er sagt, så er det ikke sikkert, at mit system er 100 % effektivt for dig – det handler om at kende grundredskaberne og ud fra dem, skabe din egen struktur, tilpasset til dig og din hverdag.
Men der findes dog nogle fællestræk for struktur i opgaveløsning, som dit system skal kunne for at virke:
- Det skal sikre dig, at du jævnligt kommer igennem de kanaler, hvor dine opgaver kommer ind, så du får ro i maven over at intet bliver overset.
- Der skal være en form for rytme i hvornår du gennemgår opgavekanalerne, som passer godt til din hverdag. Om du sætter en alarm på din telefon en gang om ugen eller hver tredje dag er underordnet, så længe du bliver mindet om din nye rytme
- Du skal gennemteste løsningen i et stykke tid, før det reelt bliver en struktur. Det betyder at du ikke nødvendigvis oplever mirakler fra dag 1, men at du langsomt over nogle uger/måneder oplever, at din opgavebyrde føles mere overskuelig (men ikke nødvendigvis, at der kommer færre opgaver ind).
Tillid til at en struktur og et system virker kommer først over tid, for vi har brug for at se, at det vi gør, lykkes i praksis. Derfor vil jeg også opfordre dig til at være tålmodig. For det kan godt tage tid, før du oplever en effekt. Men som med mange ting her i livet, skal vi ofte lægge en længerevarende indsats i det, der potentielt kan ændre vores liv mest på den lange bane.
Eksempel på en struktur
Opdatering af backlog
Hvis du ikke ved hvad en backlog er, kan du med fordel gå tilbage og læse den sidste artikel i serien om, hvordan du skaber en backlog. Hvis du endnu ikke har lavet en backlog, vil det helt sikkert tage noget tid første gang. Men når du først er igang, er det nok, at du udvælger dig et interval, hvor du vender tilbage og opdaterer denne.
For nogle mennesker, fungerer det bedst at opdatere backloggen dagligt, andre kan nøjes med at gøre det hver anden uge eller måske kun en gang om måneden. Intervallet afhænger af, hvor mange opgaver du får ind på daglig/ugentlig basis, og hvor tit du er nødt til at omprioritere, hvornår opgaverne skal løses. Personligt varierer det meget for mig, hvor tit jeg opdaterer backloggen. Oftest gør jeg det, når jeg har en fornemmelse af at det er lang tid siden jeg har gjort det sidst, men hvis jeg er i et jævnt opgaveflow opdaterer jeg typisk backlog’en en gang om ugen.
Min opdatering af backlog’en foregår på følgende måde: Jeg gennemgår min mailindbakke for opgaver (bemærk at jeg sorterer opgaver, der tager under 5 minutter at løse fra – de løses med det samme de kommer ind, så jeg ikke skal bruge unødig tid på at skrive dem på backlog’en). Opgaverne noteres på backlog’en med deadline og gerne med tidsforbrug, og jeg dobbelttjekker, at der ikke ligger skjulte underopgaver i opgaven. Hvis der gør det, udspecificerer jeg de enkelte dele af opgaven på backlog’en.
På samme måde gennemgår jeg mine andre kanaler; SMS, Messenger, telefonsvarer, IG beskeder osv. for indkomne opgaver, aftaler eller lign.
Udformning af dagens to-do-liste
Når backlog’en er opdateret, kan du fortsætte med at planlægge dagens to-do-liste. HUSK at to-do-listen kun må indeholde opgaver, som det er realistisk du kan nå i løbet af selvsamme dag. Hvis ud putter mere på listen, end du kan nå samme dag, er det en mini-backlog, du er ved at lave!
Skulle du mod forventning blive færdig før tid med din to-do-liste, kan du altid vende tilbage til backlog’en og udvælge endnu en opgave. Det giver en langt større følelse af succes og motivation, at kunne rumme en opgave mere, end du planlagde efter, end at måtte indrømme at du ikke nåede igennem det hele og nu må til at omprioritere.
Struktur tager tid
That’s it! Der er ikke flere steps til at skabe struktur! Som jeg tidligere har nævnt, så er det ikke raketvidenskab, at lave en god struktur for sin opgavehåndtering.
Der, hvor det bliver svært er, at holde ved den nye vane om at opdatere backlog og være disciplineret om at lave en to-do-liste, der reelt er en to-do-liste. Men det er mere en vane-muskel der skal optrænes, end noget andet. Og opbygning af vaner tager tid!
Så øvelsen herfra er at love dig selv, at holde fast i din nye struktur i mindst en måned. Hvis du gør det, så tør jeg godt love, at du vil opleve både at din opgavestress bliver mindre og din tillid til dig selv og din effektivitet stiger.
Det simple liv 