Det er blevet tid til at tage fat på den første konkrete del af “personligt time management” serien, som løber over de næste uger.
Hvis du ikke har læst introduktionen til artikelserien, kan du klikke ind og finde den her. Har du brug for at forholde dig lidt mere kvalitativt til de opgaver, aftaler og aktiviteter der fylder din hverdag kan du med fordel læse baggrundsartiklen, som hjælper dig med at blive skarp på at sige ja til de rigtige ting, og ikke mindst nej til de ting, som nok kan være gode, men som ikke fører dig tættere på det ideelle liv, du gerne vil leve!
Måske synes du, at det lyder lidt blødsødent at tale om motivation i forbindelse med opgaveløsning. Men faktum er, at du bliver væsentligt mere produktiv, når du lykkes med at finde din motivation, og ikke mindst fastholde den, i løbet af din arbejdsdag.
Og lad os nu være ærlige – jeg er sikker på, at både du og jeg kender til fornemmelsen af at sidde og skubbe opgaver rundt i mentale cirkler, fordi vi ikke rigtig gider / orker / magter at gå igang med at løse de opgaver, der ligger foran os. Der er bare dage, hvor man ingen energi eller lyst har, til at løse noget som helst.
Det de fleste af os drømmer om, er at få adgang til det effektive flow, hvor vi løser den ene opgave efter den anden så let som ingenting. Den tilstand kan næsten føles magisk, som om intet i verden kan stoppe dig, fordi du er en opgave-kill-mashine!
Men hvordan skaber vi motivationen til at løse opgaver effektivt, så vi kommer i flow?
Urealistiske forventninger dræber motivationen
Der er mange stopklodser for en effektiv opgaveknusning. Første problem opstår, når din to-do-liste og dine forventninger til, hvad du kan nå at løse på en enkelt dag ikke hænger sammen. For motivationen hænger uløseligt sammen med oplevelsen af den udfordring, du står overfor. Oftest vil det være sådan, at hvis du opfatter den opgave, du skal løse som let, vil det være lettere at komme i kontakt med motivationen. Omvendt, hvis opgaven er svær, kedelig eller decideret vanskelig, grænsende til umulig at udføre, så vil motivationen oftest være mere eller mindre fraværende.
Det er selvfølgeligt en generel sandhed med modifikationer, for der findes naturligvis opgaver eller situationer som er komplicerede men høje på motivation, og ligeså omvendt. Men som hovedregel vil opgavens kompleksitet og motivationen følge hinanden. Derfor er vi i seriøse problemer, når to-do-listen og virkeligheden ikke hænger ordentligt sammen. Hvis din motivation er væk, er det første du kan gøre, at kaste et blik på din to-do-liste.
Hvis din to-do-liste er for lang og kompliceret, skader det din motivation!
Alle mennesker har brug for at føle os succesfulde. Derfor er det afgørende, at du skaber de bedste forudsætninger, så din opgaveløsning bliver en succes. Hvis du har en forventning til, at du kan løse en konkret opgave, og du når dagen er omme rent faktisk har erfaret, at du nåede opgaven, så bærer du den erfaring og det medfølgende motivationsboost med dig videre til næste dag. Du kender det sikkert også den omvendte situation. Når du ved slutningen af en dag mangler at krydse to opgaver af på to-do-listen, fjerner det alt for let din glæde og motivation over de ni ting, du rent faktisk fik nået. Vores hjerne er desværre programmeret til bedre at huske negative input, end positive. Derfor er det afgørende, at du aktivt hjælper din hjerne til at fokusere på det, du har nået. Og det gør du bedst ved at sætte barren rigtig lavt i starten, som sikre dig nogle “små, sikre succes’er”.
Realistisk opgaveløsning
Hvis du vil øge din motivation, er alpha og omega at lægge et realistisk niveau for opgaveløsningen. Men faktisk er mange mennesker udfordret af at vurdere deres egen kapacitet. Vi har nemlig en tendens til at overvurdere, hvor meget vi kan nå på en dag, men at undervurdere, hvor meget vi kan nå på et år. Derfor har vi det med at presse for meget ind på en dag. Det betyder at vi oplever fiasko på fiasko over ikke engang at kunne løse de opgaver vi havde sat os for. I samme åndedrag bliver vi let afskrækket af opgaver, vi sagtens kan løse over et helt år, fordi vi kigger på hele opgavens omfang på én gang!
En realistisk og effektiv opgaveløsning hænger sammen med din evne til at beregne, hvor lang tid det vil tage dig at løse en opgave. På den måde kan du bedre vurdere, om det er realistisk overhovedet at forvente, at opgaven bliver løst den pågældende dag, eller om den skal deles op over flere dage, uger eller måske endda måneder.
I det lange løb gavner det dig, hvis du bliver i stand til at give dig selv succesoplevelser. At du lykkes med at løse de opgaver, du sætter dig på daglig basis. Du skal derfor arbejde hen mod en tilstand, hvor du hver dag lykkes med at færdiggøre din to-do-liste.
Hvordan laver jeg en god to-do-liste?
Når du skal planlægge din to-do-liste, så forhold dig til den konkrete dag, du står overfor. Det værste du kan gøre, er at stoppe syv opgaver ind, fordi du plejer at kunne løse en tilsvarende mængde opgaver hver dag. Den slags automatpilot er gift for motivationen, for den tager ikke højde for at hver dag er forskellig. Du kan derfor med fordel stille dig selv følgende spørgsmål, når du skal lave dagens to-do-liste.
Hvor meget tid har jeg?
Hvis din dag er fyldt op med møder, er der ikke plads til særlig meget opgaveknusning, og derfor skal må også forvente, at antallet af opgaver du kan nå, falder betragteligt. Prøv at vurdere konkret, hvor meget tid du rent faktisk kan dedikere til opgaveløsning i løbet af dagen. Det har kæmpestor betydning for, hvad du kan forvente at nå i løbet af dagen.
Hvor lang tid tager den konkrete opgave at løse?
Dette spørgsmål har en stor betydning for, om du kan nå en eller 15 opgaver. Jeg plejer at sætte cirka-tidsinterval på mine opgaver, f.eks. 2 min, 5 min, 30 min, 2 timer osv. Det giver mig en bedre fornemmelse af, hvad jeg kan nå i løbet af dagen.
Er opgaven en enkeltstående opgave, eller har den skjulte underpunkter?
Inden du skal håndtere en opgave, så vær opmærksom på, om det reelt er en enkelt opgave, eller om det faktisk er en hovedkategori du har skrevet på din to-do-liste. F.eks. er “hovedrengøring af huset” eller “kvartalsrapport på arbejdet” ikke en enkelt opgave, men en kategori af opgaver, der har rigtig mange underopgaver. Del den store opgave op i underopgaver, f.eks. “støvsuge stuen” eller “skriv rapportens konklusionsafsnit.”
Et godt eksempel fra mit eget liv er, når jeg ved en fejl skriver “redigere video til YouTube” på som et enkelt punkt på min to-do-liste. Det er ikke en enkeltstående opgave, men en kategori med mange underdele. Først skal jeg have overført filerne til den rigtige harddisk, uploade dem til redigeringsprogrammet, designe bokse til brug i videoen, lave undertekster, uploade filmen, når den er færdigredigeret. Det er en opgave, som jeg har en tendens til at tænke, kan gøres på en enkelt dag, men som fjerner min motivation HVER GANG jeg glemmer at opdele den, fordi det er en kæmpe opgave, som i langt de fleste tilfælde slet ikke kan gøres på en enkelt dag, men tager mange timer fordelt over flere dage.
Er du sikker på, at opgaven på din to-do-liste rent faktisk er en opgave, og ikke en kategori med underopgaver?
Praktisk øvelse
I næste uge vil jeg grave mere konkret ned i, hvordan du skaber overblik med en totaliste og får lavet en effektiv backlog på dine opgaver. Men indtil da vil jeg opfordre dig til at lave denne øvelse, som jeg selv bruger til at give min motivation et boost.
Vælg én vigtig opgave, som skrives på din to-do-liste og er dagens opgave. VIGTIGT: Du må kun vælge en! Hvis du bliver færdig med opgaven, må du gerne bevæge dig videre til andre opgave, du har stående andre steder, men beslut dig på forhånd for (og mind dig om det i løbet af dagen), at dagen er en succes, når du har løst den ene opgave du har udvalgt!
Det betyder ikke at der kun må stå én ting i alt på din to-do-liste, men der må kun stå en ting på listen der tager mere end 10 minutter at løse. Det afgørende er, at du giver dig selv en realistisk chance for en succes! Hvis du på mirakuløs vis står med ekstra tid så fiks nogle ekstra af småting, der tager 5-10 minutter at løse. Men skriv kun en ting på din to-do-liste for dagen, ad gangen. Målet er at alle punkter på listen er afkrydsede når dagen er omme, og at du velfortjent kan sætte dig ned og slappe af, fordi du er FÆRDIG!
Det simple liv 