“Hvorfor er der rod i min planlægning?”
”Hvorfor når jeg aldrig halvdelen af det, jeg planlægger?”
”Der kommer langt flere opgaver ind på min to-do-liste, end jeg kan nå at løse!”
Måske kender du lige som jeg de ovenforstående sætninger alt for godt. Vi oplever i perioder, hvordan vi misser deadlines på stribe, at vi bliver nødt til at udskyde opgaver i det uendelige, indtil de hænger os ud af halsen, og oplever at kalenderplanlægning kan føles som at spille Tetris. Alt sammen fører det til det tilbagevendende spørgsmål: ”Hvorfor virker mit planlægningssystem ikke?”
I mit professionelle arbejdsliv, har jeg i 5,5 år arbejdet med at planlægge og afvikle en sommerfestival og flere mindre konferencer. De sidste to år har jeg været en af to projektledere for hele festivalen og dermed stået med det overordnede ansvar for, at det gigantiske projekt nåede i mål til tiden. Sådan et job har man ikke, medmindre man enten er eller planlægger at blive ”indendørs verdensmester” i projektledelse, timemanagement og produktivitet, som en af mine kolleger ynder at formulere det.
Over de sidste par år er jeg ofte blevet mødt med spørgsmål om hvordan jeg skaber strukturer i komplicerede arbejdsprocesserprocesser med rigtig mange forskellige opgaver og detaljer. Derfor har jeg udgivet en serie af artikler, som sætter fokus på at fremme din effektivitet i opgaveløsningen, øge din motivation og give dig selvtillid til at løse store mængder opgaver på relativt kort tid.
Hvad er produktivitet egentligt?
Måske synes du det er lidt overflødigt at stille det spørgsmål, men graver man lidt, viser det sig, at definitionen på produktivitet varierer ganske meget, alt efter hvilken kontekst man beskæftiger sig med. Overordnet set kan man dog nogenlunde formulere det således: Produktivitet er udbyttet af produktion i forhold til forbruget af tid, arbejdskraft mv.
Meningsfuld produktivitet er altså, når vi løser en opgave, og værdien af opgaven, står i mål med det forbrug af tid, vi har brugt på at løse opgaven. Vi føler os produktive, når vi får håndteret en opgave inden deadline, og når vi føler at vi bruger vores tid nyttigt – at vi har gjort en forskel i den tid vi har brugt på at løse opgaven. Problemet er bare, at vi ofte ender med rod i systemet og en opgaveliste, der er steget os over hovedet, før vi får set os om. Men hvad gør jeg så, for at genvinde kontrollen over papirlapperne, de kilometerlange to-do-lister og undgå at komme til at spille kalender-tetris?
Personligt har jeg over de sidste 5 år arbejdet med de fire parametre, som jeg har oplevet mest effektfulde til bedre time management. Det er:
- Motivation
- System
- Overblik
- Rutine
Endeligt vil jeg også dele helt konkret, hvordan jeg helt lavpraktisk opgavehåndterer og jonglerer mange store projekter og masser af små opgaver på samme tid, og til sidst vil jeg samle nogle af de oftest opståede problemer som folk står overfor, når de skal igang med at opsætte en bæredygtig struktur for deres arbejde.
Har du et tilbagevendende problem, som opstår i din planlægning er du velkommen til at sende det til mig i en mail (info(at)detsimpleliv.com) eller i en kommentar herunder, så vil jeg forsøge at svare på dem i opsamlingen i slutningen af artikelserien.
Forholdet mellem produktivitet og væsentlighed
Inden vi kaster os ud i at undersøge redskaberne er det dog afgørende at forstå en grundlæggende pointe. Jeg kan lære dig en model og nogle teknikker, som gør dig bedre i stand til at få opgaver og større projekter fra hånden på en effektiv måde. Men det som modellen ikke lærer dig er, at stoppe op og tænke, ”er det overhovedet nødvendigt at denne opgave bliver løst?” For sandheden er at vores kalendere, to-do-lister mv har det med at sande til i opgaver, hvis vi ikke passer på. Nogle af opgaverne er væsentlige, mens andre ikke er vigtige og derfor reelt bare er fyld på din to-do-liste, som stresser dig. Før du begynder at strukturere din måde at løse opgaverne på, vil jeg derfor lave en afstikker og give dig lidt baggrundsviden om produktivitet, så du kan blive skarpere på, hvilke opgaver der er vigtige, og hvor du derfor med fordel kan lægge din energi henne.
For ikke at gøre denne indledende artikel alt for tung, har jeg lavet en baggrundsartikel, som du kan finde ved at klikke her. Og så vil jeg ellers opfordre dig til at læse med, når vi i de næste artikler skal dybere i detaljen med, hvordan en effektiv opgaveløsning og tidsstyring kan se ud.
Det simple liv 