Gode rutiner skaber effektivitet

Denne artikel er den – foreløbigt – sidste i serien om personlig effektivitet og opgavehåndtering. Vi har tidligere kigget på følgende emner, som du med fordel kan dykke tilbage i, hvis du vil have genopfrisket nogle af de greb der fungerer godt til at skabe personlige effektivitet og ikke mindst gør dig skarp på, at løse de rigtige opgaver.

Dagens pointe er simpel – større effektivitet kommer gradvist samtidig med at du udvikler og øver dig på at sætte gode rammer for din opgavehåndtering.

Effektivitet en muskel, som du skal bruge tid og kræfter på at træne og holde ved lige.

Ligesom du heller ikke kan sætte en 2-år op på cyklen og forvente at de kan cykle første gang de prøver, eller at du selv kan spille en kompliceret sonate på klaver, første gang du sætter dig ved klaverbænken, kan du heller ikke forvente at blive indendørs verdensmester i struktur og opgaveknusning fra dag ét.

Men heldigvis behøver det, at blive mere effektiv med din opgaveløsning ikke at være så deprimerende langsigtet, som det måske kan lyde. Allerede efter kort tid er det min erfaring, at du opnår en vis effekt af din indsats, og denne effekt bliver naturligvis større med tiden, jo mere du øver.

Personligt oplevede jeg de første positive effekter allerede efter 2-3 dage, selvom det nok først var efter en måned, at jeg kunne mærke den største forskel. I dag er min rutine til at løse opgaver effektivt så lagret i min hukommelse, at jeg i langt de fleste tilfælde gør det “på automatpilot.” Rutinen gør, at jeg har en erfaring lagret i hjernen af at systemet rent faktisk virker, og den erfaring får min motivation til at stige, hvilket igen gør mig mere effektiv.

I dagens artikel vil jeg ikke kloge nærmere rundt i begrebet rutine, da det på mange måder giver sig selv. I stedet har jeg delt artiklen op i to dele – den første en “troubleshooting” hvor jeg nævner nogle af de udfordringer i forhold til at være effektiv, som jeg oftest hører, og ikke mindst mine forslag til, hvor du skal kigge efter en løsning.

Sidste del af artiklen er en gennemgang af, hvordan jeg personligt håndterer mange opgaver i både privat- og arbejdsliv. Jeg gennemgår hvilke ressourcer jeg benytter mig af, mine rytmer i opgaveløsningen og hvordan jeg kan genskabe mit overblik, hvis opgaverne er løbet af med mig i en periode.

Troubleshooting – hvorfor er jeg ikke effektiv?

Men hvorfor kan jeg ikke lykkes med at blive virkeligt effektiv, tænker du måske. I første omgang er det nødvendigt at dykke tilbage og kigge på de 4 hovedpunkter, Motivation, Overblik, System og Rutine, der tilsammen er drivkraften til en effektiv opgavestyring, og identificere, hvor dine problemer ligger henne. Er din motivation intakt, eller er der mentale stopklodser, som bremser din opgavehåndtering? Har du tabt overblikket, og løser opgaverne på må og få, fordi du er overvældet over mængden af opgaver, der skal løses? Eller er det måske mere systemet, altså strukturen der halter, fordi du ikke har tilstrækkelig rutine i opgaverne?

Nedenfor kan du læse nogle af de mest gængse problemstillinger, som stiller sig i vejen for stor personlig effektivitet, og se, hvilket af de fire kerneområder, du skal fokusere på, for at komme problemstillingen til livs.

  • Du multitasker, fordi du underbevidst tror, at du når mere på den måde.
    • Indikator: Har du 20 forskellige faner åbne i din browser, 3 forskellige dokumenter åbne ad gangen, samtidig med at din indbakke og messenger pinger lystigt derudad. Dette kan være tegn på ubevidst multitasking.
    • Løsning: Dette er primært en rutine-udfordring, som du lettest kommer til livs ved at skalere helt tilbage til nulpunktet i din måde at løse opgaver på. Du kan eksempelvis gå all in, og vælge at du i løbet af de næste 14 dage, ikke vil løse opgaver, samtidig med at andre opgaver distraherer dig. Det betyder at hvis du arbejder med et worddokument, så er din mailindboks lukket, og telefonen er på flytilstand, eller på lydløs og lagt i et andet rum. Du kan vælge at afsætte et tidsrum, f.eks. 20 minutter, hvor du arbejder uden at må stoppe eller flytte dig fysisk medmindre det er en del af din opgave. Du skal derfor vente med at tanke ny kaffe, gå på toilet eller lign. til tidsrummet er gået. På den måde vil du langsomt opleve at din hjerne vænner sig til at to-do-liste rummet i hjernen er et sted der kalder på særligt fokus, og på sigt bliver din hjerne også selv bedre til at lukke andre udefrakommende input ude, mens du fokuserer på at løse opgaven.
  • Du springer rundt mellem opgaver, og løser delelementer, men har svært ved at færdiggøre opgaver.
    • Indikator: Du springer fra opgave til opgave med få minutters mellemrum, uden at gøre dem færdige.
    • Løsning: Dette problem kan både være en udfordring med overblik, men også et tegn på at det er din struktur du trænger til at kigge nærmere på. Igen er der tale om en rutine-udfordring, og løsningen er på mange måder den samme som i punktet ovenfor. Lav en opgaveløsningsboble, hvor du ikke må kigge på andre opgaver. Læg telefon, og andre distraktioner fra dig i et givent tidsrum, og beslut dig for, at du ikke må kigge på de andre punkter på din to-do-liste, før du er færdig med den opgave du er igang med. Jo flere gange du laver øvelsen med opgaveløsningsboblen, jo mere lærer din hjerne, at der er en belønning i at fokusere ind på kun én ting. Men husk at stoppe op, når du har løst opgaven, og give dig selv et mentalt klap på skulderen for at markere tilfredshedsfølelsen over en veloverstået opgave. Det er nemlig der endorfinerne udløses i kroppen, som er med til at fastholde motivationen til at løse næste opgave.
  • Du er overambitiøs, og ender med ikke at færdiggøre din to-do-lister
    • Indikator: Du har formentlig rigtig mange opgaver der skal løses, og din to-do-liste er derfor presset. Det er mere reglen end undtagelsen, at du ikke når gennem din daglige to-do-liste, og du oplever at din motivation langsomt daler.
    • Løsning: Dette er et spørgsmål om urealistisk planlægning, hvilket enten er et struktur- eller rutine-spørgsmål. Laver du din daglige to-doliste uden at skele til hvor meget energi du har, og hvad du i øvrigt har på programmet i løbet af din dag, så kan du starte her med at forholde dig aktivt til den dag du står overfor, og hvor meget det er realistisk at du kan komme igennem. Igen er målet at du slutter hver dag med at opleve tilfredshedsfølelsen af succes, fordi du har nået det, du har at dig for.
  • Du ved godt at du overspringshandler, men kan ikke nødvendigvis forklare, hvorfor du gør det eller hvordan du stopper.
    • Indikator: Du er ikke i stand til at forhindre det, selvom du faktisk er bevidst om at du overspringshandler.
    • Indikator: Du har en ulyst til at starte på at løse opgaverne på din to-do-liste.
    • Løsning: Hvis du slet ikke kan komme igang med din to-do-liste er der stor sandsynlighed for at du har en motivations-udfordring. Løsningen er her, at du dykker ned i at gøre et ritual ud af at “fejre din succes,” når du har løst en enkelt opgave. Hvis du har en decideret ulyst til overhovedet at skulle løse opgaver på din to-do-liste, vil jeg foreslå, at du nulstiller hjernen. Det gør du ved at flytte alle de opgaver, du egentligt skulle have løst i dag tilbage til backlog’en. Tag en fridag, hvis du har mulighed for det. Hvis du ikke har mulighed for helt at undlade at løse opgaver på din backlog, så nøjes med at vælge én opgave ud – og helst en af de allernemmeste. Den ene opgave er din to-do-liste for i dag, og det er afgørende, at du stopper for resten af dagen, når du har løst den. Det er nemlig vigtigt at du slutter med en succes – også selvom det kan føles som en nem en af slagsen. Dagen efter vælger du to små opgaver ud, og løser dem. Pointen er at du oplever, at der er en belønning med “meget frihed” fra opgaverne, ved at løse bare en lille opgave. Det kan godt tage lang tid, men på et eller andet tidspunkt vender det, og du bliver motiveret til at løse flere opgaver, men pas på at du ikke skubber dig selv igang med for meget, for hurtigt.
  • Du bliver frustreret, fordi du oplever at “det alligevel aldrig virker” at strukturere dine opgaver på en ny måde.
  • Indikator: Du får lyst til at “winge” den og bare løse opgaver direkte fra din backlog, fordi det er et pjattet system og du kender dig selv godt nok til at vide at du ikke behøver at lave daglige to-do-lister og backlogs.
  • Løsning: Har du brugt krudt nok på at indlære dig selvdisciplinen i at planlægge opgaveløsningen? Dette kan både være en struktur eller en rutine udfordring. Nogle af os har det lidt stramt med at andre skal fortælle os, hvordan vi skal gøre ting, og tænker “jeg fungerer bedst med at finde mit eget system.” Det er også rigtigt et stykke hen ad vejen, men hvis du oplever at din struktur ikke virker, så kig dig selv dybt i øjnene og spørg dig selv om du rent faktisk har prøvet at gøre det der står, eller om du har opfundet dine egne regler undervejs. Det kan for nogen virke fjollet at have en så rigid opdeling af backlog og to-do-lister, men begrundelsen for at gøre det, er at du meget lettere kan fastholde og beskytte din motivation til at løse opgaver, ved at køre en stringent opdeling. Det betyder ikke at du aldrig må lave justeringer af, hvordan du strukturerer dine opgaver. Men du er nødt til at kende og have arbejdet med systemet i en længere periode, før du kan sortere det fra som ikke virker for dig. Og der er tre dage bare ikke nok til at vurdere om du bare kæmper med en dårlig vane som det tager tid at slippe, eller om du faktisk har gavn af at justere strukturen efter behov.

Hvordan ser min personlige opgavehåndtering ud?

I det følgende afsnit kan du snuse lidt mere til, hvordan jeg selv strukturerer min opgavehåndtering. Husk, at vi har alle forskellige hjerner og det er ikke sikkert at min system, som jeg har tilpasset over de sidste par år fungerer optimalt for dig. Du kan sidde med helt andre opgaver, eller have komplet andre præferencer i forhold til hvordan du får overblik. Derfor er det heller ikke sikkert at du kan benytte dig af mit konkrete system 1:1. But here it goes.

Hvilke ressourcer og kanaler benytter jeg mig af?

Da mit arbejdsliv og privatliv fra tid til anden består af ganske store projekter har jeg brug for en ressource eller et program der kan håndtere store mængder data og delopgaver med mange underopgaver og samtidig kan give en visuel vejledning af, i hvilken rækkefølge opgaverne skal håndteres. I mit tilfælde er det programmet Trello, som fungerer både på telefon og computer, hvilket er afgørende for mig for alle mine elektroniske ressourcer. Trello har været en fuldstændig uundværlig del af mit professionelle arbejdsliv, og bliver i øjeblikket brugt rigtig meget til at håndtere vores renoveringsprojekt, hvor vi ombygger halvdelen af vores hus, samt et andet board jeg benytter mig af til at strukturere opgavene omkring Det simple liv – altså dette website, min Instagramkonto, Facebook side, foredragsforespørgsler og øvrige projekter.

Trello fungerer med boards, hvor jeg kan indtaste alle min kommende opgaver, og tilføje underpunkter, to-do-punkter og spørgsmål der skal undersøges. Når jeg ikke skriver alle disse oplysninger ind i min backlog, så er det fordi det ikke er alle opgaver, der er klar til at blive skrevet på backlog’en. Som du kan se på billedet nedenunder, så ved jeg eksempelvist at vi på et tidspunkt skal have grunder på væggene i gangen i vores hus, men det er totalt overflødigt at skrive det på backlog’en nu, da der er mange processer der går forud før vi kan løse den opgave. Det er derfor først, når et kort bliver flyttet over til “Doing” at jeg skriver det ind i min backlog.

Udover trello benytter jeg mig af “Påmindelser” på min telefon (som synkroniserer med min MacBook). Her ligger alle mine opgaver og altså backlog’en. Det betyder at jeg altid har min backlog på mig, og at hvis jeg kommer i tanke om en opgave, så kan jeg med det samme tilføje den til backlog’en i stedet for at ende med for mange papirlapper.

Normalt bruger jeg også “Påmindelser” til at skabe min to-do-liste, men hvis jeg i en periode har brug for at køre offline, skriver jeg min daglige to-do-liste ned i min Filofax-kalender, så jeg ikke behøver at have min telefon fremme mere end en gang om morgenen, når jeg laver to-do-listen.

Endeligt benytter jeg mig af Google Calendar til at håndtere mine aftaler. Jeg kan simpelthen ikke huske dem, hvis de kun er skrevet i min Filofax – jeg er nødt til at have dem på telefonen, og derudover deler jeg Google Calendar med min mand, så vi kan se, hvis den anden har planlagt en aftale for os begge.

Udover disse fire strukturredskaber, har jeg følgende kanaler, som jeg modtager input på, og hvor der altså kan gå opgaver ind:

  • SMS
  • Messenger (FB)
  • Facebookside
  • Instagram
  • Gmail
  • Telefonopkald

Hvordan ser en standard dag ud i min opgaveløsning?

Som person fungerer jeg godt med struktur, og derfor er det faldet mig naturligt at udarbejde nogle faste rutiner. Det er ikke nogen jeg følger med 100 %, men måske 95-79% af tiden – vi kender jo alle til at have dage, hvor tingene arbejder sig lidt ud af vores kontrol.

Daglig rutine

Min daglige rutine tager typisk mellem to og 10 minutter. Her sætter jeg mig og kigger på min backlog og dagens to-do-liste. Ofte har jeg allerede når jeg taster opgaven ind i “Påmindelser” lavet en deadline på den enkelte opgave, og det betyder at de automatisk flyttes over til visningen “i dag” på telefonen uden at jeg skal foretage mig noget. Jeg konsulterer derfor min to-do-liste, og sammenholder den med, hvad jeg har af aftaler i løbet af dagen, og hvordan mit energiniveau er.

Hvis jeg kan se, at der er for mange opgaver, flytter jeg nogle af opgaverne til en anden dag, hvor der er færre opgaver. Er der for få og jeg har plads til flere opgaver, vælger jeg nogle af dem ud, der enten ikke har en deadline skrevet på endnu, eller som jeg gerne vil prioritere at lave før tid, og flytter dem op til i dag.

Dagens to-do-liste må hverken være over- eller underudfordrende, men skal passe til den dag jeg står overfor.

Jeg har en regel om at jeg ikke må fjerne opgaver fra i to-do-liste i løbet af dagen, men at jeg skal gøre det som det første på dagen. Grunden til det er, at det føles som om jeg har “snydt,” hvis jeg fjerner opgaver i løbet af dagen, og at jeg derfor ikke får samme tilfredshedsfølelse når dagen er gået, hvis jeg har flyttet opgaver væk undervejs. Det er meget federe for min hjerne at nå mere, end jeg havde troet, end at måtte flytte opgaver til andre dage, fordi jeg var for presset.

Derfor forsøger jeg også at fjerne alle opgaver fra dagens to-do-liste, så den er tom allerede fra morgenen af, hvis jeg kan fornemme at jeg ikke har tid til atløse opgaver overhovedet den pågældende dag, eller hvis jeg har en offday og har brug for ikke at have noget hængende over hovedet. På de måde kan jeg sænke skuldrene og holde en hel dag eller flere fri, uden at skele til alt det jeg “burde gøre.”

Ugentlig rutine

En gang om ugen – typisk i løbet af søndagen – laver jeg en ugentlig gennemgang og status. Det er min måde at gøre mentalt klar til en ny uge på, og gør at jeg har fornemmelse af et større overblik. Hvis det drejer sig om arbejdsopgaver der skal ajourføres, gør jeg det helst fredag over middag, fordi jeg så kan gå på weekend med en god fornemmelse i maven af at have overblik, og ikke mindst at jeg kan møde ind på arbejde igen mandag morgen, med en klar plan for hvad jeg skal gøre som det første. På den måde undgår jeg “mandag-morgen-hjerne” og den ineffektivitet man oplever ved at dumpe uforberedt ind i en ny uge.

Jeg tjekker alle opgavekanaler på listen ovenfor og ajourfører indkomne opgaver i backlog’en – hvis jeg ikke har nået at gøre det allerede i løbet af ugen, da opgaven kom ind. Her får jeg også sikret mig at alle ugens aftaler er skrevet i kalenderen, og forholder mig til at f.eks. tirsdag, onsdag og fredag er gode opgaveløsningsdage fordi der i denne uge ikke ligger mange møder på de dage. Dermed giver jeg mig en bedre umiddelbar forventningsafstemning af, hvad jeg kan forvente at klare på min backlog i løbet af ugen.

Hvad gør jeg for at genvinde kontrollen, hvis opgaverne er stukket af?

Hvis jeg i en periode ikke har fået tjekket ordentligt op på hvilke opgaver der skal løses, kan jeg blive overrumplet af, at der pludseligt er alt for meget der står i kø for at blive løst.

Engang imellem kommer livet på tværs, uanset hvor dygtige vi er til at planlægge – og tak for det! Det er jo ikke alt her i livet, vi har gavn af at planlægge, nogle gange skal vi udfordres ved at opleve lidt kaos.

Når det så er sagt, prøver jeg at genvinde kontrollen ved at gøre følgende træk:

Så snart jeg har mulighed for det laver jeg en gennemgang af kanalerne. Hvis det er meget grelt kunne det tidligere tage mere end en hel dag, men tro mig, det er tiden værd, også selvom det betyder, at der går lidt længere tid, inden du kommer igang med opgaveløsningen. Alle opgaver som kan løses på under 3 minutter, bliver løst med det samme, så de er skaffet af vejen, resten noteres på backlog.

Har jeg mere end 50 opgaver, er det kun dem, der har afgørende deadlines, der noteres med deadlines, ellers risikerer jeg nemlig at stå med en bunke overskredne deadlines som jeg selv har sat, og det stresser mig mere end det gavner. Når der bliver mere ro på igen, kan jeg altid vende tilbage og sætte deadlines på de opgaver der ligger i backlog’en. Hvis du ved at du står overfor flere uger, hvor du har mange opgaver, kan du dog tilføje det som en del af din daglige morgenrutine, at gennemgå alle opgaver uden deadlines for at vurdere om du skal trække én frem og løse hver dag, så der bliver barberet ned i mængden.

Samtidig med den store gennemgang (særligt hvis det er på arbejdet) forsøger jeg at vurdere hvor væsentligt opgaven er, og om det er nødvendig at få den løst hurtigt. I min optik er det kun i 1 ud af 100 tilfælde, at man som kollega eller chef har brug for svar samme dag som opgaven går ind. Men ofte har vi en tendens til at smide alt hvad vi har i hænderne, når vi får en opgave fra andre. Problemet er bare, at det sidetracker den plan, du har lagt for dagens arbejde, og derfor hæmmer din effektivitet. Derfor kan du med fordel sige til dig selv, at medmindre det er en opgave der kan løses på under 5 minutter, så får man altså ikke svar fra dig samme dag som man skriver medmindre det er et absolut nødstilfælde. Tro mig, sådan en beslutning vil gøre dig mere effektiv og i længden gøre, at dine kollegaer og chefer faktisk får hurtigere tilbagemeldinger fra dig generelt!

Og endeligt forsøger jeg at være nådig over for mig selv. Hvis du har en længere periode, hvor du er ineffektiv, så sænk dine forventninger til, hvad du kan nå.

Det du ikke når i dag, når du sikkert i morgen eller i overmorgen!

Både dig selv og dine omgivelser har langt mere gavn af, at du præsterer i det niveau du har kapacietet til. Selvfølgeligt kan vi alle godt strække os ekstraordinært, hvis der er brug for det, men det må aldrig blive normalen, ellers risikerer vi at vi ender med at blive stressede. Så find ro i at effektivitet er en personlig ressource der bølger op og ned, ligesom mange andre ting i livet!

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.